Dein Weg zur passenden Vereinsmanagementsoftware

Die Einführung einer neuen Software ist eine Teamaufgabe. Beziehe alle relevanten Akteure – von Vorständen über Abteilungen bis hin zu den Mitarbeitenden – frühzeitig in den Prozess ein. Nur durch eine breite Unterstützung können Akzeptanz und Erfolg gewährleistet werden.

• Warum Unterstützung wichtig ist:
  • Reduziert Widerstände gegen Veränderungen.
  • Sorgt für eine breite Perspektive bei der Auswahl.
  • Erleichtert die spätere Nutzung durch geschulte Anwender*innen.
• Wie du ein Team findest:
  • Gelegenheiten finden:
    • Wer könnte sich bei uns im Verein engagieren?
    • An welchen Orten begegnen wir als Verein möglichen Engagierten?
  • Menschen ansprechen:
    • Wie haben wir bisher Menschen zum Mitmachen eingeladen? (…auf welchem Weg? / …mit welchen Medien?)
  • Menschen gewinnen:
    • Was ist für die engagierte Person in Ihrem Engagement wichtig? (Sicherheit, Orientierung, Überblick, Raum, Autonomie, Beziehung und Kontakt)
  • Wenn du dir die Fragen beantwortet hast, dann starte das Team!

Du weißt nicht wo du anfangen sollst? Du brauchst Unterstützung über dein Vereinsteam hinaus? Dann lass dich von Expert*innen im Prozess begleiten und profitiere von den Unterstützungsangeboten des LSB NRW und des LSB NDS.

Stelle jetzt deine Anfrage

Bevor ihr eine Software einführt, solltet ihr die aktuelle Situation analysieren:

• Fragen, die ihr beantworten solltet:
  • Welche Prozesse laufen gut, welche weniger?
  • Welche Tools oder Systeme nutzen wir bereits?
  • Wo gibt es Verbesserungspotenziale?
  • Was sind die Ziele für die Zukunft? Gibt es eine Digitalisierungsstrategie?

Eine ehrliche Analyse hilft, klare Anforderungen an die neue Software zu definieren.

Basierend auf der Analyse definiert ihr zusammen die Anforderungen an die Software.
Nachdem ihr alle Anforderungen gesammelt habt, priorisiert ihr diese:

• Muss-Anforderung: Funktionen sind unverzichtbar, damit die Software die Grundanforderungen des Vereins erfüllt.
• Soll-Anforderung: Funktionen sollten vorhanden sein, um den Betrieb zu erleichtern, sind aber nicht zwingend erforderlich.
• Kann-Anforderung: Zusätzliche Features, die hilfreich, aber nicht zwingend erforderlich sind.

Ein Vergleich verschiedener Softwarelösungen ist entscheidend. Auf dieser Plattform "www.lsb-vergleichsportal.de" findet ihr eine Übersicht der Vereinsmanagement-Softwares für Sportvereine und anhand der gesammelten Anforderungen könnt ihr filtern und vergleichen.
Mit der Unterstützung dieses Vergleichsportals spart ihr Zeit und erhaltet eine fundierte Grundlage für eure Entscheidung.

Manuelle Anbietersuche starten   Geführte Anbietersuche starten

Vor der Entscheidung für eine Software ist es ratsam, die Software bzw. eine Auswahl von bis zu drei Softwareprodukten ausgiebig zu testen.

• Organisation einer Testphase:
  • Welche Prozesse sollen getestet werden?​
  • Welche Fälle der Vereinsarbeit wollen wir betrachten? (Beiträge, Mitgliedereintritt etc.)
  • Welche Datensätze braucht es dafür? Reichen Beispieldatensätze der Toolanbieter oder werden individuelle Datensätze benötigt?
  • Welche Personen sollen testen? (Wer testet was?)
  • Zeitraum gemeinsam festlegen
  • Wie dokumentiere ich die Testergebnisse?
  • Wann tauschen wir uns zu den Testergebnissen aus?​

Eine Testphase ermöglicht es, Schwachstellen zu erkennen und die Eignung der Software realistisch zu bewerten.

Nach der Testphase ist es Zeit für die finale Entscheidung. Berücksichtigt dabei:

• Rückmeldungen der Tester*innen
• Die Erfüllung der definierten Anforderungen.
• Die langfristigen Kosten und Vorteile.

Sobald die Entscheidung gefallen ist, folgen die letzten Schritte:

• Kauf der Software: Achtet auf Lizenzmodelle, Laufzeiten und Vertragsbedingungen.
• Implementierung:
  • Datenmigration: Bereinigt und übertragt die bestehenden Daten.
  • Schulungen: Schult die Nutzenden, um einen reibungslosen Start zu ermöglichen.
  • Support: Klärt, wie ihr im Falle von Problemen Unterstützung erhalten könnt.